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浅谈翻译公司的内部电脑化管理
来源:  作者:本站

这个系统要建立在翻译公司内部管理基本原则下:

1.签定客户合同与安排译员翻译不能是同一个人.
2.无论是专职坐班译员还是兼职译员,在接受翻译工作前均需签定翻译委托单,作为日后费用结算之依据.
3.译员委托翻译单的编号必须与客户委托合同的编号相同.

这个系统必须保证三点作用:
1. 录入内容后可随时查询,利于每日工作的顺利进行,避免遗漏或错委.
2. 内容一旦录入后未经总管授权不能更改,由于每个环节是连续的,因此起到监督各工作环节的作用.
3. 万一工作中出现错误,可及时查到错误发生的根源.

日常操作这个系统的有下列人员:

译管部
第一人是负责安排译员进行翻译的译管部人员,简称委稿人。他(她)在确定接稿译员人选后将客户合同及委托译员的部分相关情况输入该管理系统.

第二人是负责向译员下发委托翻译单的译管部人员,简称下单员. 他(她)的工作就是填写委托翻译单的内容.

第三人是负责译稿的审校工作的审校部人员 ,简称校对人.他(她)的工作就是统计译稿审校后出现的错误及相应的扣款额,填写扣款单.

财务部
操作者负责办理翻译费给译员的出纳员.简称结算人。他(她)的工作是核查系统自动统计译员的实际应办翻译费金额.并据此办理付款手续.

业务部
操作者是当日签定客户委托合同的业务员。简称补充人。他(她)的工作是补充录入客户合同中的内容。

除了录入当日工作情况外,采用该管理系统的翻译公司译管部还可以充分使用系统的查询功能。委稿人可以一上班便打开《待译稿件安排表》,就能很明确知道有哪些稿件在进行翻译中,是哪些译员在译,可以对交稿较集中的时间预先就有把握,提前安排调度好审校的人员。

同时,委稿人还调阅《委托单》,核查是否对每个在译人员都已经下发过委托翻译单,委托事项是否已明确无误,以防止出现错误委托译员,或遗漏通知稿件注意事项及交稿时间等等。
作为审校人员的校对人,也应在每日上班即打开《校对计划表》,并根据其中各稿件的交稿时间确定当日待校稿件顺序。

财务部也可以每日打开《办款计划表》,对即将进行的翻译费办理做出时间上和人员上的安排。可以完全杜绝延误给兼职译员的办款时间,或者漏办了译员的翻译费用,也避免翻译费金额发生错误,从根本上杜绝了贪污现象的发生。
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